SISTEM GEOGRAFIS – WILAYAH (GEOGRAFIS SYSTEM)

SISTEM GEOGRAFIS - WILAYAH (GEOGRAFIS SYSTEM)

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini

–       Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

–       Penyimpanan surat melalui prosedur

  1. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
  2. Membaca surat
  3. Memberi kode surat
  4. Mencatat surat pada kartu kendali
  5. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
  6. Menyimpan surat
  7. Menyimpan kartu kendali

–       Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk

  1. Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif
  2. Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi.
  3. Perusahaan Utilitas semacam perusahaan  gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.
  4. Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.
  5.  Penjualan melaluil pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.
  6. Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.
  7. Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut propinsi, kabupaten, atau koktamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnlya Kawasan Indonesias Timur)
  8. Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi.
  9.  Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.
  10. Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.
  11. Lembaga yang memeiliki kegiatan khusus khas serta cabang yang tersebar di berbagai tempat di Indonesia seperti gereja. Menjid, atau Yayasan social.

Prosedur dalam menerapkan Filing Sistem Wilayah

  1. Merancang Klasifikasi Wilayah

Dibuat dengan tujuan agar dalam mencari kembali surat dapat dilakukan dengan cepat.

DAFTAR KLASIFIKASI

B- 1      = Bandung                                      J-1       = Jakarta

     2      = Banjarmasin                                     2     = Jambi

     3      = Bogor

C- 1      = Cianjur                                         M-1     = Malang

     2      = Cilacap                                      2     = Medan

Kartu Klaper

Baik surat masuk maupun surat keluar dibuat kartu klaper yang disesuaikan dengan isi surat masuk atau keluar tanpa menyimpang dari daftar klasifikasi untuk kode wilayah tersebut.

Contoh kartu klaper surat masuk

No Urut Nomor Surat Tanggal

Surat

Perusahaan /

Instansi

Isi surat
01 1134 AW/SMK-IBG/I/2008 24/1/2008 SMK INFORMATIKA BINA GENERASI PT ANGKA WIJAYA SENTOSA Pemberian izin Praktek industri kpd mhsiswa BEC
  1. Menyiapkan jenis perlengkapan

–       Filing Cabinet: untuk menyiapkan guide serta folder dalam laci-laci filing cabinet, disesuaikan dengan surat yang akan disimpan sesuai dengan wilayah masing-masing. Misalnya, laci untuk daerah Sumatra, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, dll.

–       Guide, Jumlah guide disesuaikan dengan jumlah daerah yang   berkaitan dengan surat yang berkaitan dengan surat-surat yang disimpan.

–       Map (folder): Disediakan sebanyak cabang-cabang atau langganan yang ada.

–       Rak Penyortir : untuk penyortir surat-surat yang akan disimpan

–       Rak kartu Klaper : untuk menyimpan kartu klaper, kartu ini disimpan disesuaikan dengan urutan A sampai dengan Z, ataupun disesuaikan dengan jumlah kartu yang akan  disimpan. Bentuknknya hamper sama dengan Rak kartu Indeks.

  1. Menyimpan dan menemukan kembali arsip
  2. Pemberian Kode Surat

Setiap surat yang masuk hendaknya dibaca dengan teliti, sehingga dapat diketahui dari daerah mana surat tersebut dikirim. Sehingga mempermudah menentukan kode kartu klaper

  1. Penyimpanan Surat

     Sisterm wilayah menghendaki agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama disimpan ditempat yang sama.

  1. Penyimpanan filing system wilayah murni

     Contoh: pada daerah Jawa Barat sebagai pembagian utama dan Bandung sebagai pembagian pembantu.

  1. Penyimpanan filing system wilayah yang memadukan dengan Filing system abjad. Contoh: Bandung tertera sebagai jududl pada guide, sedangkan surat disusun dari surat yang pertama dengan abjad Ba, Ce, Ha, In (Bank, Bali, Hotel Braga,Universits Indonesia)
  2. Penemuan kembali arsip

Prosedur pencarian atau penemuan  kembali arsip hendaknya melalui prosedur sebagai berikut;

  1. Membuka rak kartu indeks atau kartu kaper.
  2. Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya kartu klaper dengan kode B-2 maka langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah Bandung. Maka secara cepat dapat ditemukan surat dari PT Sinar Terang Bandung

Pemberkasan geografi memiliki keuntungan dan kerugian yaitu :

  • Keuntungan
  1. Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks
  2. Penentuan lokasi berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya megetahui  subjek yang dibahas
  3. Manajer pemasaran dapat menilai keberhasilan atau kegagalan tenaga pemasaran yang berada di berbagai daerah bila berkas disusun menurut berkas geoegrafi. Manajer pemasaran dapat mengambil garis haluan (polity) yang cocok untuk masing-masing daerah berdasarkan analisis informasi daerah yang terdapat di berkas masing-masing.
  4. Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun dengan mudah.
  • Kerugiannya:
  1. Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas  abjad untuk indeks. Indeks ini merupakan sarana rujukan yang baik dan cepat.
  2. Bila perorangan atau badan memiliki dua alamat. Manajer arsip dinamis harus menyusun rujukan ke kedua alamat.
  3. Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama (misalnaya Blitar untuk Jawa Timur dan Lampung) dan nama jalan yang sama yang  terletak di suatu kota atau beberapa kota ( misalnya jalan Pahlawan Revolusi ) untuk mengatasi kendala ini. Pemakai perlu menggunakan buku rujukan semacam kamus geografi dan atlas untuk mengetahui lokasi yang pasti. Sebagai contoh pemakai harus mengetahui secara tepat lokasi yang dimaksud misalnya Nagoya (di jepang ataukah di pulau Batam), Glenmore (di Banyuwangi ataukah di Irlandia). Juga terdapat beberapa kota  yang semula merupakan tempat yang kurang terkenal namun kini mulai terkenal. Nama tempat semacam itu misalnya Pendopo (Riau), Tembaga Pura (Irian Jaya). Timika (Irian Jaya), atau Kuala Kencana (Irian Jaya).
  4. Untuk memperoleh hasil yang lebih baik, metode hendaknya digabungkan dengan metode alfabetis atau numeric.

Sumber: https://appbrain.co.id/