Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time

Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time

Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time

Urutan peristiwa yang pasti akan bervariasi dari satu sistem ke sistem yang lain, namun pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah: mengirim katalog elektronik ke pelanggan, memperkirakan pesanan penjualan pelanggan, menerima dan menerjemahkuan pesanan yang diterima, mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima, mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi (mana yang relevan), membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang telah dikirim, dan mengirim barang.
Mengirim Katalog Elektronik ke Pelanggan
Pelanggan secara berkala dikirimi catalog elektronik (melalui EDI) yang memuat produk yang ditawarkan pemasok. Bagi masing-masing pelanggan, dapat dibuat katalog versi khusus sehingga katalog itu dapat merefleksikan kesepakatan harga antara pemasok dengan pelanggan yang bersangkutan sebagai hasil tender.
Pengiriman katalog secara elektronik memiliki tiga manfaat utama dibandingkan pengiriman katalog dalam bentuk kertas. Pertama, informasi di dalam katalog dapat digunakan oleh pelanggan untuk membuat order pembelian EDI. Hal ini dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin muncul akibat pengetikan data secara manual. Kedua, katalog tersebut memungkinkan pelanggan mendapatkan informasi harga baru yang up-to-date dan informasi jangka waktu pesanan secara instan. Ketiga, katalog elektronik memuat kode produk UPC sehingga kode tersebut dapat digunakan oleh kedua belah pihak untuk identifikasi dan pelacakan otomatis.
Memperkirakan Pesanan Penjualan Pelanggan
Dalam banyak kasus, perusahaan akan menganalisis tren penjualan pelanggan dan memprediksi kebutuhan di masa yang akan datang. Bahkan dalam sistem JIT, prediksi permintaan dapat berguna untuk perencanaan produksi.
Menerima Pesanan dan Menerjemahkan Pesanan yang Diterima
Pemrosesan pesanan EDI yang diterima dari pelanggan melibatkan beberapa fase, seperti penerimaan pesanan secara fisik, validasi dan pengecekan keaslian, dan deskripsi dan penterjemahan. Setiap fase tersebut akan didiskusikan lebih lanjut.
Penerimaan Pesanan secara Fisik
Ada beberapa cara menerima pesanan, tergantung sistem yang digunakan. Pesanan dapat berupa pesan e-mail melalui sistem mail internal perusahaan atau melalui sistem EDI (mail pihak ketiga). Alternatif lain, perusahaan bisa jadi memiliki server komunikasi EDI sendiri.
Validasi, Deskripsi, dan Pengecekan Keaslian
Entah bagaimana caranya pesanan diterima, pesanan tersebut harus divalidasi, didekripsi dan dicek keasliannya. Sekalipu pesanan tersebut dienkripsi, amplop elektronik pesanan kemungkinan dienkripsi. Sebagai cek awal, alamat pengirim di dalam amplop akan di cek untuk memastikan apakah pesanan ini diterima dari pelanggan yang telah dikenal perusahaan. Berikutnya, pesan akan didekripsi (jika diperlukan) dan dicek keasliannya. Pengecekan keaslian pasar dilakukan dengan menggunakan kode pengecekan keaslian untuk memastikan bahwa pesan tersebut tidak mengalami perubahan apa pun selama proses transit.
Setelah didekripsi, konsistensi internal dan kelengkapan pesan akan dicek
Dokumen EDI biasanya memuar dua nomor pengendalian, satu nomor di awal pesan dan satu nomor lagi di akhir pesan. Kebenaran password internal juga dicek. Pesan kemudian diterjemahkan ke dalam format yang dapat dikenali oleh sistem akuntansi perusahaan. Terakhir, dokumen diberi nomor urut internal.
Mengirim Surat Pemberitahuan Bahwa Pesanan Telah Diterima
Berikutnya, perusahaan mengirim sebuah surat pemberitahuan kepada pengirim pesan. Ada tiga jenis surat pemberitahuan. Surat pemebritahuan transmisi hanya memuat informasi bahwa pesan telah diterima, tetapi juga laporan secara rinci mengenai item pesanan yang diterima oleh pemasok. Terakhir, surat pemeberitahuan transaksional memberikan verifikasi penuh mengenai semua data pesanan yang ada di dalam order yang diterima pemasok (missal, kebenaran nomor kode barang yang dipesan).
Mengirim Informasi Pesanan ke Gudang atau ke Proses Produksi
Informasi barang yang dipesan dikirim ke bagian produksi  atau ke gudang untuk diproses lebih lanjut. Pemrosesan transaksi di dalam departemen produksi atau ke gudang akan didiskusikan lebih rinci.
Membuat dan Mengirim Pemberitahuan Bahwa Barang Telah Dikirim
Pemberitahuan bahwa barang yang dipesan pelanggan sedang dikirim berguna agar konsumen tahu tanggal kapan barang yang dipesan akan diterima. Pemberitahuan ini akan memuat juga nomor order pembelian pelanggan, kuantitas barang yang dikirim, dan barcode untuk identifikasi otomatis. Dalam banyak perusahaan, surat pemberitahuan ini juga berfungsi sebagai faktur tagihan.
Mengirim Barang Departemen pengiriman barang akan men-scan item persediaan saat persediaan tersebut dikemas. Dengan cara ini, sistem akan secara otomatis mengecek kesesuaian barcode barang yang dipak dengan barcode yang tercantum dalam surat pemberitahuan pengiriman barang. Slip pengepakan barang juga dibuat secara otomatis..